Erstklassige E-Mail-Bewerbung: Aufbau, Fehler, Inhalt

Es gibt viele Möglichkeiten, um sich bei interessanten Arbeitgebern zu bewerben. Wenn es um die Trends der Bewerbung geht, ist häufig von Bewerbungs-Videos, Social-Media-Ansprache oder Smartphone-One-Click die Rede.

Als täglich aktive Bewerbungsberater wissen wir jedoch, dass mehr als 75 Prozent aller  Bewerbungen per E-Mail stattfinden.

Wer hier von Anfang an für positive Aufmerksamkeit und eine wohlwollende Prüfung sorgen möchte, sollte daher die aktuellen Gepflogenheiten der E-Mail-Bewerbung kennen - und wissen, welche Fehler unbedingt zu vermeiden sind.

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foto: © rawpixel on Unsplash.com

Aufbau E-Mail-Bewerbung

Auch wenn einige Headhunter, Personalberater und Unternehmen nicht mehr ausdrücklich auf ein Anschreiben Wert legen, gilt üblicherweise dieser klassische Aufbau für die E-Mail-Bewerbung.

  • passgenaues und stärkenorientiertes Anschreiben
  • aussagekräftiger Lebenslauf
  • aktuelles Zwischenzeugnis (optional)
  • frühere Arbeitszeugnisse
  • Zertifikate über Weiterbildungen (optional)
  • Nachweise über Abschluss von Studium oder Ausbildung
  • Schulabgangszeugnis (optional, nur empfohlen bei weniger als fünf Jahren Berufserfahrung).

Anschreiben

Ganz gleich, ob die E-Mail-Bewerbung im Anschluss an ein interessantes Gespräch auf einer Karrieremesse, als Initiativbewerbung oder als Reaktion auf eine interessante Stellenanzeige verfassst wird. In jedem Fall sollte das Anschreiben ebenso auf fachliche Anforderungen der Zielposition eingehen als auch persönliche Stärken thematisieren, die gut zur neuen Stelle passen.

Lebenslauf

Berufserfahrene Bewerberinnen und Bewerber gestalten ihren Lebenslauf meist rückwärts-chronologisch.

Schließlich sind die letzten zwei beruflichen Positionen häufig am entscheidensten für eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Daher sollten diese beruflichen Stationen besonders aussagekräftig dargestellt werden.

Aktuelles Zwischenzeugnis

Liegt eine Zwischenbeurteilung bereits vor, beispielsweise wegen Elternzeit, einem Sabbatical, einem internen Stellenwechsel oder auch einer anstehenden Restrukturierung mit verbundenem Stellenabbau, gehört dieser Leistungsnachweis mit in die Bewerbung.

Dies gilt natürlich nur, wenn das Zwischenzeugnis positiv und glaubwürdig formuliert ist und keine Abwertungen oder Missverständnisse enthält.

Coaching-Tipp

Aus unserer Beratungspraxis heraus empfehlen wir ausdrücklich nicht extra ein Zwischenzeugnis anzufordern. Schließlich wollen Sie doch nicht ungewollt für Unruhe und Gerüchte am derzeitigen Arbeitsplatz sorgen.

Arbeitszeugnisse, Weiterbildungszertifikate, Studien- und Ausbildungsnachweise

Wenn Sie bereits bei anderen Arbeitgebern erfolgreich gearbeitet haben, gehören die entsprechenden Arbeitszeugnisse ebenso in Ihre Bewerbung per E-Mail wie auch aktuelle Belege über Weiterbildungen (nicht älter als ca. fünf Jahre) und schriftliche Nachweise über ein absolviertes Studium beziehungsweise eine Berufsausbildung.

Schulzeugnisse

Manche Firmen wollen eine kontinuierliche Leistungskurve sehen und verlangen auch bei berufserfahrenen Bewerbern noch Schulzeugnisse. Ab etwa fünf Jahren Berufstätigkeit können Sie darauf verzichten, diesen Nachweis beizufügen. Es sei denn, dies wird ausdrücklich verlangt.

Video: Ihre Stärken und Erfahrungen im Anschreiben

Fehler, die Sie vermeiden werden

Je nachdem, wie viele Mitbewerber sich um Ihre Wunschposition bewerben, werden die angeschriebenen Personalberater durchaus über kleinere Fehler in Ihrer E-Mail-Bewerbung hinwegsehen. Begehen Sie aber nicht diese groben Patzer:

  1. Falscher Ansprechpartner (oft aus anderem Unternehmen) in der E-Mail oder im angehängten Anschreiben,
  2. Alle oben aufgeführten Elemente in Einzeldateien angehängt, statt in einer gemeinsamen PDF-Datei.
  3. Datenmenge der angehängten PDF-Datei zu groß (mehr als ca. fünf MB)
  4. PDF-Datei nicht benannt oder falsch bezeichnet: beispielsweise falsche Firmenbezeichnung, falsche Position.
  5. Anschreiben oberflächlich und austauschbar formuliert.
  6. Lebenslauf unstrukturiert, nicht richtig gewichtet, passende Erfahrungen werden nicht deutlich, Erfolge fehlen, Lücken werden nicht erklärt
  7. Glaubwürdiger Wechselgrund ist nicht erkennbar oder nachvollziehbar.

Digitale Bewerbungsmappe

Es empfiehlt sich, die von Ihren ausgewählten Bewerbungselemente, also Anschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Weiterbildungszertifikate, Nachweis über Studium oder Ausbildung, in einer einzigen Datei zusammenzufassen. Hierbei hat sich das PDF-Format durchgesetzt.

Design

Oft wird die Ursprungsdatei zunächst in Word, LibreOffice oder OpenOffice erstellt. Anschreiben und Lebenslauf lassen sich hier beliebig gestalten. Zwischenüberschriften können mit den Formatierungen fett, kursiv oder unterstrichen hervorgehoben werden. Und auch farbliche Elemente können für Aufzählungszeichen oder Überschriften verwendet werden.

Umfang

Arbeitszeugnisse, Zertifikate und Ausbildungsnachweise werden erst gescannt und dann in die Ursprungsdatei eingefügt. Digital erstellte Bewerbungsfotos werden meist direkt in den Lebenslauf eingefügt.

Dateigröße

Berufserfahrene Bewerberinnen und Bewerber werden dann im Ergebnis eine Word-Datei von etwa 10 bis 15 Seiten Umfang erarbeiten, die abschließend ins PDF-Format übertragen wird, um sie per E-Mail-Anhang zu versenden. Mehr als ca. 5 MB sollte die PDF-Datei nicht umfassen.

Komprimieren

Wenn Ihre PDF-Datei die von uns empfohlene Datenmenge signifikant überschreitet, liegt dies sehr oft an den Scans von Arbeitszeugnissen und sonstigen Nachweisen. Komprimieren Sie die Scan-Dateien, dabei helfen Ihnen Bildbearbeitungsprogramme oder Online-Tools.

Experten-Tipp

Was ist die digitale Bewerbungsmappe? Üblicherweise werden bei E-Mail-Bewerbungen alle Bewerbungselemente in einer einzigen PDF-Datei zusammengefasst: Der digitalen Bewerbungsmappe.

E-Mail-Text: doppeltes Anschreiben?

Eine Frage, die uns immer wieder gestellt wird, lautet: Wie formulieren ich den Begleittext in der eigentlichen E-Mail?

Verzichten Sie bitte darauf, Ihr vollständig ausgearbeitetes Anschreiben aus der PDF-Datei mittels Copy-and-Paste im Textfeld Ihrer E-Mail zu wiederholen. Hier reicht ein kurzer Mehrzeiler, den Sie in dieser Art formulieren können.

Beispiel

Sehr geehrte Frau Müller,

die von Ihnen geschilderten Möglichkeiten, neue und kostengünstige Logistikprozesse für Sie aufzubauen, reizt mich sehr.

Was ich alles für Sie leisten kann und von welchen konkreten Erfahrungen und Erfolgen Sie profitieren können, habe ich in meinen angehängten Bewerbungsunterlagen für Sie zusammengefasst.

Mit freundlichen Grüßen

Sebastian Schmidt

Sonderfall: Bewerbung ohne Anschreiben

Manche Personalberater teilen ausdrücklich mit, dass sie kein Anschreiben benötigen. Manchmal steht dieser Hinweis schon direkt in der Stellenausschreibung.

Der Verzicht auf die "Bewerbungshürde Anschreiben" soll berufserfahrenen Stellenwechslern ermöglichen, ihre Unterlagen mit möglichst wenig Aufwand schnell einreichen zu können.

Allerdings sollten Bewerber dann bedenken, dass der Lebenslauf nun umso mehr auf die Zielposition ausgerichtet werden muss.

Coaching-Tipp

Wenn ein Bewerbungsanschreiben unerwünscht ist, steigen die Anforderungen an die Aussagekraft des Lebenslaufes. Achten Sie darauf, die passenden

  • Erfahrungen,
  • Fach-, Branchen-, Sprach- und IT-Kenntnisse,
  • Aufgabenfelder,
  • Verantwortungsbereiche,
  • Kernkompetenzen
  • und insbesondere Erfolge

in Ihrem Lebenslauf hervorzuheben.

Dabei helfen Ihnen diese Artikel, direkt aus unserer Coachingpraxis:

 

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