Erstklassige E-Mail-Bewerbung: Aufbau, Fehler, Inhalt

Es gibt viele Möglichkeiten, um sich bei interessanten Arbeitgebern zu bewerben. Wenn es um die Trends der Bewerbung geht, ist häufig von Bewerbungs-Videos, Social-Media-Ansprache oder Smartphone-One-Click die Rede.

Als täglich aktive Bewerbungsberater wissen wir jedoch, dass mehr als 75 Prozent aller  Bewerbungen per E-Mail stattfinden.

Wer hier von Anfang an für positive Aufmerksamkeit und eine wohlwollende Prüfung sorgen möchte, sollte daher die aktuellen Ansprüche an E-Mail-Bewerbungen kennen - und wissen, welche Fehler unbedingt zu vermeiden sind.

Aufbau E-Mail-Bewerbung

Auch wenn einige Headhunter, Personalberater und Unternehmen nicht mehr ausdrücklich auf ein Anschreiben Wert legen, gilt üblicherweise dieser klassische Aufbau für die E-Mail-Bewerbung.

• passgenaues und stärkenorientiertes Anschreiben
• aussagekräftiger Lebenslauf (Headhunter-CV)
• aktuelles Zwischenzeugnis (optional)
• frühere Arbeitszeugnisse
• Zertifikate über Weiterbildungen (optional)
• Nachweise über Abschluss von Studium oder Ausbildung
• Schulabgangszeugnis (optional, nur empfohlen bei weniger als fünf Jahren Berufserfahrung).

Anschreiben

Ganz gleich, ob die E-Mail-Bewerbung im Anschluss an ein interessantes Gespräch auf einer Karrieremesse, als Initiativbewerbung oder als Reaktion auf eine interessante Stellenanzeige verfassst wird.

In jedem Fall sollte das Anschreiben ebenso auf fachliche Anforderungen der Zielposition eingehen als auch persönliche Stärken thematisieren, die gut zur neuen Stelle passen.

Orientieren Sie sich dabei an dem Aufbau von Stellenanzeigen, die Sie auch gleich hier, in unserer Jobbörse finden.

Sie werden feststellen, dass jede Stellenausschreibung fachliche Anforderungen enthält und auch auf persönliche Eigenschaften ("Stärken") der Bewerberinnen und Bewerber abzielt.

Aus Ihrer Selbstbeschreibung werden erste Rückschlüsse über persönliche Stärken und Kompetenzen gezogen.

• Sind Sie belastbar?
• Verfügen Sie über Organisationsstärke?
• Wie steht es um Ihre Lernbereitschaft?
• Sind Sie ein Teamplayer?
• Evtl: Für welchen Führungsstil stehen Sie?
• Wie ausgeprägt ist Ihr konzeptionelles Denkvermögen?

Lebenslauf

Berufserfahrene Bewerberinnen und Bewerber gestalten ihren Lebenslauf meist rückwärts-chronologisch.

Schließlich sind die letzten zwei beruflichen Positionen häufig am entscheidensten für eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Daher sollten diese beruflichen Stationen im Rahmen Ihrer E-Mail-Bewerbung besonders aussagekräftig dargestellt werden.

Schildern Sie nicht nur Tätigkeiten, sprechen Sie auch besondere Leistungen, Resultate, Ergebnisse und Erfolge an.

Aktuelles Zwischenzeugnis

Liegt eine Zwischenbeurteilung bereits vor, beispielsweise wegen Elternzeit, einem Sabbatical, einem internen Stellenwechsel oder auch einer anstehenden Restrukturierung mit verbundenem Stellenabbau, gehört dieser Leistungsnachweis mit in die Bewerbung.

Dies gilt natürlich nur, wenn das Zwischenzeugnis positiv und glaubwürdig formuliert ist und keine Abwertungen oder Missverständnisse enthält.

Arbeitszeugnisse, Weiterbildungszertifikate, Studien- und Ausbildungsnachweise

Wenn Sie bereits bei anderen Arbeitgebern erfolgreich gearbeitet haben, gehören die entsprechenden Arbeitszeugnisse ebenso in Ihre Bewerbung per E-Mail. 

Dies gilt auch für aktuelle Belege über Weiterbildungen (nicht älter als ca. fünf Jahre) und schriftliche Nachweise über ein absolviertes Studium beziehungsweise eine Berufsausbildung.

Schulzeugnisse

Manche Firmen wollen eine kontinuierliche Leistungskurve sehen und verlangen auch bei berufserfahrenen Bewerbern noch Schulzeugnisse.

Ab etwa fünf Jahren Berufstätigkeit können Sie darauf verzichten, diesen Nachweis beizufügen. Es sei denn, dies wird ausdrücklich verlangt.

Fehler, die Sie vermeiden werden

Je nachdem, wie viele Mitbewerber sich um Ihre Wunschposition bewerben, werden die angeschriebenen Personalberater durchaus über kleinere Fehler in Ihrer E-Mail-Bewerbung hinwegsehen.

Begehen Sie aber nicht diese groben Patzer:

1. Falscher Ansprechpartner (oft aus anderem Unternehmen) in der E-Mail oder im angehängten Anschreiben,
2. Alle oben aufgeführten Elemente in Einzeldateien angehängt, statt in einer gemeinsamen PDF-Datei.
3. Datenmenge der angehängten PDF-Datei zu groß (mehr als ca. fünf MB)
4. PDF-Datei nicht benannt oder falsch bezeichnet: beispielsweise falsche Firmenbezeichnung, falsche Position.
5. Anschreiben oberflächlich und austauschbar formuliert.
6. Lebenslauf unstrukturiert, nicht richtig gewichtet, passende Erfahrungen werden nicht deutlich, Erfolge fehlen, Lücken werden nicht erklärt
7. Glaubwürdiger Wechselgrund ist nicht erkennbar oder nachvollziehbar.

Digitale Bewerbungsmappe

Es empfiehlt sich, die von Ihren ausgewählten Bewerbungselemente, also Anschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Weiterbildungszertifikate, Nachweis über Studium oder Ausbildung, in einer einzigen Datei zusammenzufassen.

Hierbei hat sich das PDF-Format als gängiger Bewerbungsstandard durchgesetzt.

Design

Oft wird die Ursprungsdatei zunächst in Word, LibreOffice oder OpenOffice erstellt. Anschreiben und Lebenslauf lassen sich hier beliebig gestalten.

Zwischenüberschriften können mit den Formatierungen fett, kursiv oder unterstrichen hervorgehoben werden. Und auch farbliche Elemente können für Aufzählungszeichen oder Überschriften verwendet werden.

Umfang

Arbeitszeugnisse, Zertifikate und Ausbildungsnachweise werden erst gescannt und dann in die Ursprungsdatei eingefügt. Digital erstellte Bewerbungsfotos werden meist direkt in den Lebenslauf eingefügt.

Dateigröße

Berufserfahrene Bewerberinnen und Bewerber werden dann im Ergebnis eine Word-Datei von etwa 10 bis 15 Seiten Umfang erarbeiten, die abschließend ins PDF-Format übertragen wird, um sie per E-Mail-Anhang zu versenden.

Mehr als ca. 5 MB sollte die PDF-Datei nicht umfassen.

Komprimieren

Wenn Ihre PDF-Datei die von uns empfohlene Datenmenge signifikant überschreitet, liegt dies sehr oft an den Scans von Arbeitszeugnissen und sonstigen Nachweisen. Komprimieren Sie die Scan-Dateien, dabei helfen Ihnen Bildbearbeitungsprogramme oder Online-Tools.

E-Mail-Text: doppeltes Anschreiben?

Eine Frage, die uns immer wieder gestellt wird, lautet: Wie formulieren ich den Begleittext in der eigentlichen E-Mail?

Verzichten Sie bitte darauf, Ihr vollständig ausgearbeitetes Anschreiben aus der PDF-Datei mittels Copy-and-Paste im Textfeld Ihrer E-Mail zu wiederholen. Hier reicht ein kurzer Mehrzeiler, den Sie in dieser Art formulieren können.

Sonderfall: Bewerbung ohne Anschreiben

Manche Personalberater teilen ausdrücklich mit, dass sie kein Anschreiben benötigen. Manchmal steht dieser Hinweis schon direkt in der Stellenausschreibung.

Hintergrund: Der Verzicht auf die "Bewerbungshürde Anschreiben" soll berufserfahrenen Stellenwechslern ermöglichen, ihre Unterlagen mit möglichst wenig Aufwand schnell einreichen zu können.

Allerdings sollten Bewerber dann bedenken, dass der Lebenslauf nun umso mehr auf die Zielposition ausgerichtet werden muss.

In unserer Beratungspraxis stellen wir häufig fest, dass viele Bewerberinnen und Bewerber lediglich das Anschreiben auf die Zielposition hin anpassen. Dass auch der CV jedes Mal neu gewichtet werden sollte, ist oft unbekannt.